籌備一個(gè)成功的會(huì)展活動(dòng)，就像建造房屋，首先得打好地基，即要有一個(gè)完整的籌備委員會(huì)。有了基礎(chǔ)才能有效發(fā)揮功能，將復(fù)雜煩瑣的會(huì)展活動(dòng)有條不紊地進(jìn)行。

　　一、組織籌備委員會(huì)

　　決定召開一個(gè)國際會(huì)展或者爭(zhēng)取到一個(gè)會(huì)展主辦權(quán)時(shí)，會(huì)展負(fù)責(zé)人的首要工作便是組織一個(gè)籌備委員會(huì)來專職處理會(huì)展的相關(guān)事宜。組織委員會(huì)及任命委員會(huì)中的委員通常是理事長或者會(huì)長的責(zé)任，或者是由理事長指示秘書長去執(zhí)行。一般大的展覽籌備工作最好在展覽前兩年開始進(jìn)行，也有些在會(huì)前12—16個(gè)月組成一個(gè)完整的籌備委員會(huì)。

　　二、大型國際會(huì)展籌備委員會(huì)組織機(jī)構(gòu)

　　1、指導(dǎo)委員會(huì)

　　大型國際展覽通常牽涉層面較廣。需要政府或名家單方面的協(xié)調(diào)，例如簽證及通關(guān)事宜、經(jīng)費(fèi)籌措等。因此可設(shè)一指導(dǎo)委員會(huì)，由政府相關(guān)的指導(dǎo)單位如展覽局領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任名譽(yù)主任委員，該單位各相關(guān)處室負(fù)責(zé)人及其他涉及的單位人員則擔(dān)任委員。

　　2、籌備委員會(huì)

　　籌備委員會(huì)負(fù)責(zé)決定政策原則，而后交執(zhí)行委員會(huì)執(zhí)行，并負(fù)監(jiān)督之責(zé)。委員會(huì)成員可聘請(qǐng)專業(yè)領(lǐng)域?qū)＜覔?dān)任。

　　3、執(zhí)行委員會(huì)

　　執(zhí)行委員會(huì)主任委員和副主任委員等的主要職責(zé)是：（1）籌備進(jìn)度控制；（2）決定籌備展覽議程；（3）召開籌備展覽工作會(huì)議；（4）定期向籌備委員會(huì)提交進(jìn)度報(bào)告；（5）召開執(zhí)行委員會(huì)會(huì)議；（6）協(xié)調(diào)各組工作；（7）控制預(yù)算。

　　三、會(huì)展組織機(jī)構(gòu)及小組分工

　　1、組織機(jī)構(gòu)的程序

　　籌備委員會(huì)下設(shè)執(zhí)行委員會(huì)，執(zhí)行委員會(huì)下設(shè)大會(huì)秘書處及各執(zhí)行工作小組，如預(yù)算許可，工作小組最好指定一家專業(yè)會(huì)展公司協(xié)助各項(xiàng)籌備事宜。不管組織機(jī)構(gòu)大或小，有兩個(gè)基本程序是必須的：一是將籌備期間所有的責(zé)任、簽約事宜及經(jīng)費(fèi)支出等集中在秘書處進(jìn)行，以便籌備工作的統(tǒng)籌；二是保持主任委員與籌備組負(fù)責(zé)的委員及秘書處之間的密切的聯(lián)系。

　　2、執(zhí)行委員會(huì)各小組工作說明

　　執(zhí)行委員會(huì)下設(shè)各工作小組。根據(jù)具體的工作職責(zé)大致可分成以下若干工作小組：（1）注冊(cè)小組；（2）文書小組；（3）設(shè)計(jì)、印刷小組；（4）翻譯服務(wù)小組；（5）總務(wù)小組；（6）財(cái)務(wù)小組；（7）現(xiàn)場(chǎng)管理小組；（8）推廣小組；（9）節(jié)目小組；（10）住宿、旅游、餐飲小組。

　　各小組的主要工作如下：

　　（1）注冊(cè)小組

　　①簽到報(bào)名流程與規(guī)劃；

　　②報(bào)名資料處理；

　　③報(bào)名人數(shù)統(tǒng)計(jì)；

　　④票務(wù)管理。

　　（2）文書小組

　　①文書事務(wù)工作處理；

　　②會(huì)展資料統(tǒng)籌、建檔；

　　③公函、信箋往返的處理；

　　④會(huì)展記錄整理、分送。

　　（3）設(shè)計(jì)、印刷小組

　　①各項(xiàng)印刷事宜；

　　②已編輯的印刷資料付印安排；

　　③印刷文字校對(duì)；

　　④各項(xiàng)印刷進(jìn)度及質(zhì)量控制。

　　（4）翻譯服務(wù)小組

　　①翻譯人員的遴選、聯(lián)絡(luò)與協(xié)調(diào)；

　　②翻譯設(shè)備器材安排、聯(lián)絡(luò)。

　　（5）總務(wù)小組

　　①會(huì)場(chǎng)安排協(xié)調(diào)、場(chǎng)地簽約事宜；

　　②各會(huì)展室座位安排；

　　③紀(jì)念品、獎(jiǎng)牌、資料袋制作統(tǒng)籌；

　　④會(huì)展資料運(yùn)送至?xí)?chǎng)及運(yùn)回的安排；

　　⑤會(huì)場(chǎng)辦公室及辦公設(shè)備用品安排。

　　（6）財(cái)務(wù)小組

　　①籌款小組

　　A.贊助企劃書的制作；

　　B.交流贊助廠商；

　　C.協(xié)調(diào)、聯(lián)絡(luò)贊助廠商；

　　D.收取贊助款項(xiàng)。

　　②會(huì)計(jì)小組

　　A.收入支出各項(xiàng)的預(yù)算編制；

　　B.各組預(yù)算審核；

　　C.財(cái)務(wù)結(jié)算。

　　③出納小組

　　A.籌備期間的收支管理；

　　B.規(guī)劃費(fèi)用申請(qǐng)程序；

　　C.各項(xiàng)發(fā)包事宜處理；

　　D.登賬及定期制作報(bào)表。

　　（7）現(xiàn)場(chǎng)管理小組。

　　①接待小組

　　A.貴賓的接待事宜規(guī)則；

　　B.現(xiàn)場(chǎng)工作，接待人員安排招聘、訓(xùn)練協(xié)調(diào)；

　　C.接送事宜安排；

　　D.貴賓參加旅游展覽安排；

　　E.記者招待會(huì)和司儀的統(tǒng)籌安排管理。

　　②報(bào)到小組

　　A.報(bào)到處規(guī)劃；

　　B.報(bào)到相關(guān)事宜處理；

　　C.報(bào)到處工作人員訓(xùn)練；

　　D.報(bào)到人數(shù)及相關(guān)報(bào)到資料用品統(tǒng)計(jì)。

　　③器材小組

　　A.視聽設(shè)備使用規(guī)則；

　　B.視聽設(shè)備租用聯(lián)絡(luò)及協(xié)調(diào)；

　　C.工程人員的溝通協(xié)調(diào)；

　　D.現(xiàn)場(chǎng)設(shè)備使用狀況掌控。

　　④展覽日程小組

　　A.展覽規(guī)劃安排協(xié)調(diào)；

　　B.展覽企劃書制作；

　　C.廠商參展招標(biāo)、收款；

　　D.廠商進(jìn)展和撤展協(xié)調(diào)；

　　E.廠商代表參加大會(huì)節(jié)目的安排。

　　⑤會(huì)場(chǎng)布置小組

　　A.會(huì)展布置事宜規(guī)則；

　　B.協(xié)作商網(wǎng)絡(luò)、議價(jià)、協(xié)調(diào)；

　　C.現(xiàn)場(chǎng)布置時(shí)間及相關(guān)事宜協(xié)調(diào)安排；

　　D.布置物檢視、驗(yàn)收；

　　E.布置物撤出檢視。

　　（8）推廣小組

　　①國內(nèi)外新聞發(fā)布；

　　②新聞稿擬定；

　　③新聞媒體及刊物報(bào)道的交流；

　　④電視、廣播采訪報(bào)道的安排；

　　⑤記者會(huì)安排；

　　⑥擬定推廣策劃，以協(xié)助增加與會(huì)人數(shù)；

　　⑦大會(huì)公關(guān)展覽安排；

　　⑧大會(huì)相關(guān)報(bào)道及新聞資料建檔留存。

　　（9）節(jié)目小組

　　①大會(huì)社交節(jié)目規(guī)劃，如開閉幕式、酒會(huì)、晚宴等；

　　②表演團(tuán)體交流、議價(jià)；

　　③表演現(xiàn)場(chǎng)相關(guān)事宜協(xié)調(diào)安排。

　　（10）住宿、旅游、餐飲小組

　　①住宿小組

　　A.大會(huì)旅館洽商、議價(jià)、簽約；

　　大會(huì)貴賓、演講者、工作人員住宿房間安排。

　　B.旅館住房事宜協(xié)調(diào)。

　　②旅游小組

　　A.參加會(huì)展旅游安排協(xié)調(diào)；

　　B.旅行社交流；

　　C.旅游人數(shù)統(tǒng)計(jì)。

　　③交通小組

　　A.會(huì)場(chǎng)接送安排；

　　B.機(jī)場(chǎng)接送安排；

　　C.社交活動(dòng)的交通安排；

　　D.相關(guān)活動(dòng)的交通安排。

　　④餐飲小組

　　A.晚宴酒會(huì)安排；

　　B.午餐安排；

　　C.茶點(diǎn)安排；

　　D.餐飲安排協(xié)調(diào)。