一、會(huì)展項(xiàng)目計(jì)劃
制定會(huì)展計(jì)劃是會(huì)展項(xiàng)目的主要工作，即項(xiàng)目組織根據(jù)項(xiàng)目目標(biāo)對(duì)執(zhí)行項(xiàng)目中的各項(xiàng)工作任務(wù)作出的周密安排，主要是從時(shí)間上進(jìn)行總體的規(guī)劃，從而使會(huì)展企業(yè)和客戶在有限的成本約束下，發(fā)揮最大的資源效率。
1、建立會(huì)展目標(biāo)體系
建立會(huì)展目標(biāo)體系是指分解會(huì)展的總目標(biāo)，明確參展商的類型、層次和數(shù)量，觀展商的類別、購買力水平、數(shù)量等，以及企業(yè)的服務(wù)應(yīng)該達(dá)到哪些標(biāo)準(zhǔn)，協(xié)調(diào)好會(huì)展企業(yè)、參展商以及觀眾的需求，并設(shè)定目標(biāo)優(yōu)先順序，形成層次性的目標(biāo)體系。
2、界定會(huì)展項(xiàng)目工作范圍
界定會(huì)展項(xiàng)目工作范圍是指圍繞目標(biāo)體系形成具體的工作任務(wù)，一是預(yù)計(jì)每項(xiàng)工作的具體任務(wù)從開始到完成所需要的時(shí)間；二是考慮哪些任務(wù)可以并行，哪些任務(wù)是銜接進(jìn)行的，計(jì)算完成所有的任務(wù)需要的時(shí)間，但要保證一定的時(shí)間寬余度，以預(yù)防意外事情的發(fā)生。
在這個(gè)基礎(chǔ)上可以形成一個(gè)會(huì)展項(xiàng)目甘特圖。甘特圖是亨利·甘特在1917年開發(fā)的一種管理工具和方法。它基本上是一種線條圖，橫軸表示時(shí)間，縱軸表示要安排的活動(dòng)，線條表示在整個(gè)期間上計(jì)劃的和實(shí)際的活動(dòng)完成情況。甘特圖直觀地表明任務(wù)計(jì)劃在什么時(shí)候進(jìn)行，以及實(shí)際進(jìn)展與計(jì)劃要求的對(duì)比。
二、會(huì)展項(xiàng)目實(shí)施
1、選擇合作伙伴
選擇合作伙伴就是挑選和指定服務(wù)承包商。其范圍包括：建筑設(shè)計(jì)師、展位搭建公司、貨物運(yùn)輸代理商、旅游公司、媒體合作伙伴、臨時(shí)雇員、印刷廠和其他服務(wù)提供商。
在招標(biāo)進(jìn)行的前期篩選過程中，必須重點(diǎn)考察服務(wù)承包商的以下內(nèi)容：在指定時(shí)間內(nèi)是否有滿足會(huì)展規(guī)模服務(wù)的能力；是否有充足的工作經(jīng)驗(yàn)和積極的服務(wù)態(tài)度；是否有具備相關(guān)技能的人力資源；是否有足夠的高質(zhì)量材料等。
在為每一項(xiàng)所需服務(wù)選擇了3—6家承包商之后，就應(yīng)進(jìn)行招標(biāo)。招標(biāo)文件應(yīng)覆蓋將分包出去的所有工作，應(yīng)對(duì)投標(biāo)者的報(bào)價(jià)加以仔細(xì)審查和比較。確定承包商之后，為了妥善保證這些外包工作的順利進(jìn)行和完成，與承包商合作關(guān)系的管理是一項(xiàng)非常重要的工作。要注意以下事項(xiàng)：
（1）組織者應(yīng)向承包商提供關(guān)于會(huì)展的一般性信息、會(huì)展場所、參展商目錄、訂單的定期更新資料；
（2）定期進(jìn)行合作會(huì)談；
（3）所有承包商采取的任何措施都需征得組織者的同意，不得單方面行動(dòng)；
（4）安排參展商和承包商之間的直接商談需征得組織者的同意；
（5）合作制定相應(yīng)的時(shí)間表；
（6）在會(huì)展開幕前應(yīng)對(duì)服務(wù)的質(zhì)量進(jìn)行最終的審查；
（7）費(fèi)用的支付應(yīng)在合同中標(biāo)明并嚴(yán)格履行。
2、現(xiàn)場管理
在會(huì)展項(xiàng)目實(shí)施的過程中涉及專業(yè)不同的技術(shù)工作，如會(huì)展地點(diǎn)的基礎(chǔ)設(shè)施、展示空間設(shè)計(jì)、展位搭建等技術(shù)管理工作等。
（1）技術(shù)基礎(chǔ)設(shè)施的準(zhǔn)備工作。應(yīng)該與場地所有者、承辦商的設(shè)計(jì)師和指定的承包商一起對(duì)租用場地的所有現(xiàn)有設(shè)施（包括戶外區(qū)域）進(jìn)行檢查，主要檢查內(nèi)容有：通信設(shè)施；登記區(qū)域、會(huì)議室、商務(wù)中心等；開幕式場地；戶外區(qū)域的外表協(xié)調(diào)性；人口條件、屋頂?shù)母叨取⒅拥奈恢煤痛笮〖暗孛尕?fù)載能力；水、電和壓縮空氣供應(yīng)；洗手間設(shè)施；治安條例及場地所有者制定的需要遵守的有關(guān)規(guī)定；會(huì)展組織者的廣告和商業(yè)廣告的空間；關(guān)稅規(guī)定和關(guān)稅辦公室；必要的保險(xiǎn)；飲食區(qū)餐館；公共交通和出租車的地點(diǎn)等。
（2）展廳和戶外區(qū)域的分配。會(huì)展所需場地必須以最有效的方式加以分配，會(huì)展組織者手中的場地稱為“毛區(qū)域”，出售給參展商的所有場地稱為“凈區(qū)域”。
毛區(qū)域通常分為以下幾塊：參展商展位，承辦商區(qū)域，及公共區(qū)域如走廊、人口、會(huì)議場所等。分配場地給參展商，應(yīng)盡可能滿足參展商的愿望；最終展廳布局需征得場地所有者的同意，將通過各種出版物加以分送，并將被用于制作展區(qū)指示圖。
（3）選擇符合承辦商需要的建筑材料。建筑材料的選擇取決于會(huì)展的檔次和預(yù)期標(biāo)準(zhǔn)，材料一般應(yīng)可重復(fù)使用，因而要求易于儲(chǔ)存和易于拆裝。
（4）與場地所有者的合作。主要涉及以下幾個(gè)方面的問題：
①預(yù)定搭建和拆卸時(shí)間；
②簽訂關(guān)于加班工作的協(xié)議；
③提供電源和電路的基本圖樣；
④水、電和通信設(shè)施的基本供應(yīng)；
⑤商務(wù)中心登記、餐飲服務(wù)；
⑥展位的設(shè)置需經(jīng)組織者和場地所有者的同意；
⑦組織者的整體會(huì)展布局也需征得場地所有者的同意，主要是遵守相關(guān)規(guī)章制度，注意展位區(qū)域的寬度、高度和承重等；
⑧如果同時(shí)舉行幾個(gè)會(huì)展，還要與其他會(huì)展組織者和場地所有者協(xié)商。
（5）現(xiàn)場技術(shù)管理。參展商的所有展位建造訂單（展位整體構(gòu)架、展位個(gè)體設(shè)計(jì)、展位附加設(shè)備和其他服務(wù)）都將由組織者收集和出具發(fā)票。隨后所有訂單都將及時(shí)轉(zhuǎn)交給展位建造承包商，展位建造承包商將準(zhǔn)備一份更加詳盡的草圖和定制材料的名單。展位建造承包商，還在組織者和他的設(shè)計(jì)師指導(dǎo)下負(fù)責(zé)展區(qū)的一般性裝修，組織者希望能借助其經(jīng)驗(yàn)提出關(guān)于裝修的可行性建議以及節(jié)約成本的可能性。
承包商必須告知組織者準(zhǔn)備工作的最新進(jìn)展，并向他通報(bào)需要澄清的細(xì)節(jié)問題，如能否及時(shí)完成，或可能出現(xiàn)延遲；組織者也須向承包商定期傳達(dá)重要信息；承包商在與組織者的共同合作下完成搭建工作，但是不能擅自作出任何決定。通常來說任何一方均不得單方面采取行動(dòng)。
3、會(huì)展現(xiàn)場服務(wù)
參展工作是由管理、策劃、實(shí)施、服務(wù)、展臺(tái)設(shè)計(jì)與搭建等多方面的特定工作有機(jī)結(jié)合在一起的一個(gè)整體。這些工作相互作用、相互依賴，任何一項(xiàng)工作的欠缺或不正常都會(huì)導(dǎo)致整個(gè)系統(tǒng)運(yùn)作的失調(diào)。因此，廣義上的會(huì)展服務(wù)，既包括發(fā)生在展覽現(xiàn)場的租賃、廣告、保安、清潔、展品運(yùn)輸、倉儲(chǔ)、展位搭建等專業(yè)服務(wù)，也包括餐飲、旅游、住宿、交通、運(yùn)輸?shù)认嚓P(guān)行業(yè)的配套服務(wù)。
當(dāng)今科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展，產(chǎn)品的更新?lián)Q代不斷升級(jí)，商家在“以質(zhì)取勝”的同時(shí)還要提升服務(wù)水平。在參加各色會(huì)展時(shí)，面對(duì)鋪天蓋地的廣告宣傳攻勢和五花八門的促銷手段，商家要想戰(zhàn)勝競爭對(duì)手，保持和擴(kuò)大市場份額，會(huì)展服務(wù)質(zhì)量的高低就是直接影響到企業(yè)參展目標(biāo)實(shí)現(xiàn)與否的關(guān)鍵。一個(gè)成功的會(huì)展，除了要擁有一定數(shù)量和質(zhì)量的參展商和觀眾以外，還必須要具有優(yōu)質(zhì)的會(huì)展服務(wù)。
4、會(huì)展相關(guān)活動(dòng)
會(huì)展相關(guān)活動(dòng)策劃是指為創(chuàng)造會(huì)展現(xiàn)場氣氛或豐富會(huì)展的功能而在會(huì)展舉辦的各種活動(dòng)的設(shè)計(jì)方案，這些活動(dòng)與會(huì)展融為一體，成為整個(gè)會(huì)展的重要組成部分。這些活動(dòng)主要在會(huì)展舉辦地舉行，活動(dòng)組織者可以是辦展機(jī)構(gòu)、參展企業(yè)或者有關(guān)單位。
會(huì)展相關(guān)活動(dòng)是指與會(huì)展同時(shí)舉辦的技術(shù)交流會(huì)、專業(yè)研討會(huì)、產(chǎn)品發(fā)布會(huì)、行業(yè)會(huì)議及其他活動(dòng)。這些活動(dòng)能滿足參展企業(yè)與專業(yè)觀眾達(dá)成交易、獲得信息等多種需求；對(duì)于辦展企業(yè)而言，也能使會(huì)展的影響力、知名度提高，作用很大。這主要表現(xiàn)在以下四個(gè)方面：
（1）增強(qiáng)會(huì)展的貿(mào)易功能
在會(huì)展現(xiàn)場，參展商與買家接觸的時(shí)間是極為有限的，對(duì)于新產(chǎn)品、新客戶而言，產(chǎn)品推介會(huì)、產(chǎn)品訂貨會(huì)、項(xiàng)目招標(biāo)會(huì)等都是極為有效的活動(dòng)，可以為參展商與專業(yè)買家建立更廣泛的交易平臺(tái)。
（2）豐富會(huì)展的信息功能
現(xiàn)代會(huì)展信息交流的功能越來越突出，在會(huì)展舉辦期間舉行一些專業(yè)研討會(huì)、技術(shù)交流會(huì)、行業(yè)會(huì)議等，邀請(qǐng)有關(guān)專家、學(xué)者與行業(yè)權(quán)威人士作演講與講座等，都能將行業(yè)發(fā)展的前沿信息傳送給觀眾，極大地豐富會(huì)展的信息傳播功能。
（3）擴(kuò)大會(huì)展的影響力與知名度
會(huì)展期間，通過舉辦技術(shù)交流會(huì)、專業(yè)研討會(huì)、行業(yè)會(huì)議等，邀請(qǐng)大量業(yè)內(nèi)專業(yè)人士到會(huì)研討，舉辦講座，可以增強(qiáng)會(huì)展的影響力與知名度，體現(xiàn)出專業(yè)色彩。
（4）吸引更多的潛在參展商與潛在觀眾策劃豐富多彩的各種活動(dòng)，不僅能活躍現(xiàn)場氣氛，增強(qiáng)人氣，調(diào)動(dòng)觀眾的積極性，更主要的是可吸引更多的參展商與觀眾到場。
