4．確定時(shí)間和地點(diǎn)
　　展覽公關(guān)活動(dòng)的有效實(shí)施還取決于選定合適的時(shí)間與地點(diǎn)，能否巧妙地安排好公關(guān)活動(dòng)的時(shí)間與地點(diǎn)對(duì)公關(guān)活動(dòng)的效果具有直接的影響。在公關(guān)活動(dòng)的時(shí)間和地點(diǎn)的選擇上，展臺(tái)搭建策劃組織者要充分利用各種不同的外部條件，抓住有效宣傳契機(jī)，使公關(guān)活動(dòng)產(chǎn)生最佳的宣傳與推廣效果，這是公關(guān)策劃與組織的重要內(nèi)容。例如杭州市人民政府充分利用世博會(huì)良機(jī)，將杭州周作為中國(guó)館開(kāi)館儀式，借世博會(huì)的良好知名度以及客流、信息流高度集中等特征，成功地宣傳了杭州的城市名牌。
　　5．經(jīng)費(fèi)預(yù)算
　　良好的財(cái)務(wù)支持是公關(guān)活動(dòng)成功舉行的基本保障，活動(dòng)的策劃組織者需有效地調(diào)控整個(gè)進(jìn)程，列出各種公關(guān)活動(dòng)項(xiàng)目的支出與收人，及時(shí)編制公關(guān)活動(dòng)的預(yù)算。這將大大提高公關(guān)活動(dòng)的社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益。
　　（1）場(chǎng)地及設(shè)備費(fèi)用。公關(guān)活動(dòng)通常是安排在一個(gè)固定場(chǎng)所進(jìn)行，展臺(tái)搭建公司需要租賃場(chǎng)地和相關(guān)設(shè)備，因而需提前編制相關(guān)預(yù)算。
　　（2）宣傳資料制作費(fèi)用。公關(guān)活動(dòng)需要制作相關(guān)的宣傳資料，也將利用一些場(chǎng)合來(lái)進(jìn)行這些活動(dòng)的宣傳與推廣，預(yù)算宣傳資料與推廣經(jīng)費(fèi)，能對(duì)費(fèi)用進(jìn)行有效的調(diào)控。
　　（3）嘉賓邀請(qǐng)費(fèi)用。公關(guān)活動(dòng)需要邀請(qǐng)一些國(guó)內(nèi)外著名的專(zhuān)家、學(xué)者、知名人士、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人、新聞媒體人士以及行業(yè)主管部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)等，這就會(huì)產(chǎn)生相關(guān)的嘉賓邀請(qǐng)費(fèi)用。
　　（4）其他費(fèi)用。公關(guān)活動(dòng)預(yù)算中還應(yīng)包括活動(dòng)過(guò)程中產(chǎn)生的人工、辦公費(fèi)用和雜費(fèi)。
　　除以上必要的開(kāi)支外，如果能展臺(tái)搭建策劃與開(kāi)發(fā)一些企業(yè)贊助、廣告產(chǎn)品等，將會(huì)減輕公關(guān)活動(dòng)的經(jīng)濟(jì)壓力，甚至還可從公關(guān)活動(dòng)中贏利。