即使是最為快捷的公力救濟措施，也可能會因國際展會的時限性而受到挑戰。因此，對知識產權人而言，一旦在國際展會上發現侵權行為，通過與侵權人協商，及時制止侵權并獲取相應的賠償，或者向國際展會組織者提出申訴，通過組織者的協調與侵權人盡快達成調解協議，無疑是最佳選項。當然，協商的途徑多種多樣，而權利人在協商前往往會先行向涉嫌侵權人發函。由于該種方式屬于當事人意思自治的范疇，故各國并無強制性規則對此予以規范，較為典型的模式是德國的警告函制度其或許能為我們提供一些借鑒。
　　（一）警告函產生的依據
　　在德國的展會上發生知識產權糾紛，知識產權人往往會向涉嫌侵權的參展商發送警告函，其主要原因在于，《德國反不正當競爭法》第12條第1款規定．“有權主張停止侵害請求權的人，應當向債務人發出將啟動訴訟程序的警告，并給予債務人通過發出一份附有適當違約金的停止侵害義務承諾書來解決糾紛的機會。如果警告是合法的，可以要求賠償必要的費用。”同時，《德國民事訴訟法》第93條規定：“起訴并非是因被告的行為所引起，被告對于訴訟中的請求即時認諾者，訴訟費用由原告負擔。”德國民事訴訟法之所以作上述規定，其出發點在于，司法資源是寶貴的，在雙方發生糾紛時，一方當事人本可采取非司法的手段實現權利的救濟，但其未通過該種途徑實現權利。而在司法過程中，另一方當事人的行為卻表明司法并無介入的必要，此時一方當事人的行為無故的導致司法資源的浪費，故其應就此承擔責任。在此情形下，為防止贏了官司輸了費用的現象發生，知識產權人通常會在申請臨時禁令或者提起訴訟之前向涉嫌侵權參展商發送警告函，這既可獲取庭外和解的機會，也為采取進一步措施做好準備。
　　（二）警告函的形式及內容
　　德國法律對警告函的形式并無限定，權利人可以采取書面、口頭、電話、傳真等方式向涉嫌侵權人發出警告函。
　　一般情形下，知識產權人會通過書面的形式向涉嫌侵權人發送警告函，并往往附上一份事先擬定好的保證停止侵權書（德文為Unterlassungserk-laerung,英文名為ceaseanddesistdeclaration)以要求涉嫌侵權人簽字確認。該保證停止侵權書的核心內容為要求侵權人保證假如再次發生同樣的侵權行為，則需向權利人支付一筆合同罰款。