想必每個(gè)會展人或者想要選擇會展的人
好的活動(dòng)策劃不僅僅是活動(dòng)成功的根本
而且還是往后工作展開的綱要
今天，我們就以公關(guān)活動(dòng)為例
來聊聊如何做好一場活動(dòng)策劃
1.整合資源
當(dāng)我們在準(zhǔn)備做一個(gè)活動(dòng)時(shí)，在了解了活動(dòng)的初步情況后，就需要整合資源。不管是自己還是甲方提出要做活動(dòng)時(shí)，事前都會對活動(dòng)有一些想法。因此，整合資源之前需要先了解活動(dòng)的需求。整合資源在這里可以理解為前期的資料手收集、整理和分析。其應(yīng)該包括四個(gè)板塊：目標(biāo)群資源(活動(dòng)的范圍)、外部資源(活動(dòng)的廣度)、內(nèi)部資源(活動(dòng)執(zhí)行方的人力、財(cái)力、物力、執(zhí)行力以及向心力)和競爭對手資源。
2.提煉賣點(diǎn)
整合資料的過程，也將是提煉賣點(diǎn)的過程，通過順推，逆向思維，聯(lián)想等方式提煉。哪些是目標(biāo)群關(guān)注的，哪些是對目標(biāo)群有影響力的，被影響到目標(biāo)群購買決策的。正如在活動(dòng)籌備過程中，在項(xiàng)目定位前都會提煉賣點(diǎn)，如活動(dòng)的主題，活動(dòng)中有哪些精彩之處，參加活動(dòng)可以讓目標(biāo)群體獲得什么，特別是要抓住目標(biāo)受眾的行為心理。提煉賣點(diǎn)，其實(shí)也是一個(gè)營銷的前期準(zhǔn)備。
3.活動(dòng)定位
一個(gè)活動(dòng)的構(gòu)思就是結(jié)合資源和目的，將活動(dòng)提升到一個(gè)高度，并為其選擇一個(gè)平臺或載體，不同的平臺帶來的效果是完全不同的。然后，考慮的是如何將這個(gè)高度用一個(gè)主題體現(xiàn)出來，如何通過具體的活動(dòng)流程來展現(xiàn)主題，展現(xiàn)創(chuàng)意達(dá)到目的，如何利用現(xiàn)有資源或潛在資源來支撐或提升這個(gè)高度，通過一系列的框架，最終的活動(dòng)目的又將進(jìn)一步細(xì)化到什么程度，這就是一個(gè)活動(dòng)的構(gòu)思。 主題出來，再圍繞活動(dòng)主題尋找版塊，就象拼圖，框架出來，現(xiàn)在就是將其拼湊完整，可以搜索盡量多的與主題相關(guān)的活動(dòng)元素，雖然并不是每一個(gè)都可以運(yùn)用到，但是可以供選擇，安排出最合理的活動(dòng)，在這里，活動(dòng)主題是貫穿的靈魂，任何元素都要圍繞靈魂來篩選，安排。在確定前面兩個(gè)方面以后，就是具體的活動(dòng)方案的完成。一個(gè)活動(dòng)并不是一個(gè)方案就能解決的，為保證活動(dòng)效果，還需要將活動(dòng)方案更加細(xì)分，如細(xì)分為宣傳方案、執(zhí)行方案、公關(guān)方案風(fēng)險(xiǎn)意外機(jī)制等。
4.宣傳方案
宣傳方案應(yīng)該包括前期宣傳，活動(dòng)中宣傳，后續(xù)宣傳。前期宣傳開展時(shí)間視活動(dòng)而定，一般從活動(dòng)開始前半個(gè)月開始宣傳，同時(shí)也可以在活動(dòng)開始前進(jìn)行活動(dòng)預(yù)熱，根據(jù)人的關(guān)注點(diǎn)，一般會經(jīng)過以下階段，通過預(yù)熱達(dá)到一個(gè)小的高潮，然后在廣告宣傳的刺激下，維持著相對穩(wěn)定的關(guān)注度，并且在活動(dòng)開始當(dāng)天，關(guān)注度達(dá)到最高。因此，合理安排好前期宣傳的開展日期對活動(dòng)的效果有較大的影響;活動(dòng)中宣傳通過現(xiàn)場的廣告位擺放，廣告方式的組合，流動(dòng)廣告宣傳，將平面，聲頻，圖像等諸多廣告媒體有機(jī)結(jié)合，讓目標(biāo)群形成強(qiáng)烈的印象后期宣傳指活動(dòng)結(jié)束后的宣傳活動(dòng)。通常在活動(dòng)結(jié)束后會維持一段時(shí)間的宣傳，進(jìn)行持續(xù)宣傳，該階段主要以建立品牌忠誠度為目的，如一些促銷活動(dòng)后，會安排走訪客戶活動(dòng)，一來增加忠誠度，二來活動(dòng)目標(biāo)群對活動(dòng)及產(chǎn)品的意見反饋。
5.執(zhí)行方案
包括活動(dòng)前的準(zhǔn)備，活動(dòng)中的現(xiàn)場控制，活動(dòng)后的安排，通常，如果活動(dòng)的規(guī)模不是特別大，公關(guān)方案和活動(dòng)中執(zhí)行方案將會并入在這個(gè)方案中。在制作活動(dòng)進(jìn)行執(zhí)行方案的時(shí)候，除了活動(dòng)的流程以外，還應(yīng)該考慮到現(xiàn)場的客流方向，比如一個(gè)展會，在制作的過程中，就應(yīng)該設(shè)計(jì)出一套合理的客流流向路線，保證按照路線參觀到盡量多的展臺，同時(shí)保證活動(dòng)的客流分布合理，不會出現(xiàn)在有的展臺客流擁擠，有的展臺客流稀少的問題。 在執(zhí)行方案中，最關(guān)鍵的是小組的分工和成員的分配，將每個(gè)項(xiàng)目籌備一個(gè)準(zhǔn)備小組，安排一個(gè)負(fù)責(zé)人，進(jìn)行細(xì)致的分工，是在執(zhí)行方案中必須體現(xiàn)的。在做執(zhí)行方案的時(shí)候，在制作者的頭腦中一定要把整個(gè)活動(dòng)模擬數(shù)遍，把各個(gè)細(xì)節(jié)都考慮到，有順序地安排各個(gè)階段的時(shí)間，做到有條不紊。其實(shí)執(zhí)行方案就是兩個(gè)方面的工作：物料的工作和人力資源的工作。將人和物有機(jī)的結(jié)合，那么這個(gè)執(zhí)行方案可以說是成功的了。
6.贊助方案
這個(gè)方案是對一些需要尋找贊助的活動(dòng)而言的。通常贊助商對活動(dòng)會特別關(guān)心兩點(diǎn)：1.他需要贊助多少錢，2.他能得到什么回報(bào)。因此，在做贊助方案的過程中，可以圍繞這兩點(diǎn)來進(jìn)行，比如，活動(dòng)的冠名權(quán)，活動(dòng)宣傳過程中，為贊助商提供多少多少的廣告(硬廣和軟文)，給贊助商獨(dú)家使用權(quán)等等，給他的權(quán)益越大，得到贊助的額度可能就越大。在這個(gè)過程中，還是要衡量給出的權(quán)益能否實(shí)現(xiàn)的問題。
7.風(fēng)險(xiǎn)意外控制方案
在活動(dòng)舉行的過程中，會有很多情況出現(xiàn)，這些意外或大或小，也可大可小，有時(shí)候一個(gè)很小的意外可能會給活動(dòng)帶來毀滅性的打擊，因此，在制作活動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)意外控制方案的時(shí)候，考慮得越多，就意味著活動(dòng)的風(fēng)險(xiǎn)越小，取得成功的可能性就越大。在可能發(fā)生的意外中，一般會包括，天氣變化，這對戶外的活動(dòng)會產(chǎn)生影響，因此發(fā)生變天一定要有提前預(yù)防的相關(guān)機(jī)制;現(xiàn)場如果出現(xiàn)受傷，那么又應(yīng)該如何處理。 在戶外的大型活動(dòng)，最忌諱的事情是發(fā)生現(xiàn)場混亂，一旦混亂影響的不僅是整個(gè)活動(dòng)效果，而且如果出現(xiàn)人員受傷的情況，那么將個(gè)公司和舉辦方帶來很嚴(yán)重的負(fù)面影響，因此，如何加強(qiáng)現(xiàn)場的控制力，避免這種事情的發(fā)生，在風(fēng)險(xiǎn)意外控制方案中要考慮到，很有可能因?yàn)橐粋€(gè)小小的意外引起現(xiàn)場觀眾的恐慌，那么就很有可能導(dǎo)致現(xiàn)場的混亂。
