任何工作都會(huì)伴隨著一定的人力、物力的消耗，舉辦會(huì)議公司如此，隨著會(huì)議節(jié)奏的日益緊密，如何降低會(huì)議預(yù)算，提高會(huì)議效率已成為每個(gè)會(huì)議人員的工作重心之一。

一、時(shí)間就是金錢

如果會(huì)議日期的安排具備一定的靈活性，那么十有八九能為你節(jié)約費(fèi)用。考慮好每周和每年中酒店業(yè)務(wù)的高峰和低谷時(shí)期，將酒店需要“疲于應(yīng)付”的高峰時(shí)期找出來。

二、坦誠溝通    

要了解對你的會(huì)議來說哪些是最重要的，列出輕重緩急。在你的需求建議書中，明確、直接地告知對方你認(rèn)為最重要的條件，將此條件作為競標(biāo)的內(nèi)容之一。 

“如果某供應(yīng)商很長時(shí)間才作出回復(fù)或者表示無法和你合作，你要繼續(xù)和它溝通。他們需要先了解你的公司背景，然后才和你做這筆生意。”邁斯特說。

三、尋找價(jià)值點(diǎn)     

在經(jīng)濟(jì)疲軟時(shí)期，會(huì)議數(shù)量銳減，取消會(huì)議的情況經(jīng)常發(fā)生，這個(gè)時(shí)候要尋找酒店的優(yōu)惠條件。不要害怕詢問對方能夠提供什么優(yōu)惠條件。“還有你的銷售代表不必一定要讓對方答應(yīng)所有條件，因?yàn)檫@些條件通常只是公司層面一廂情愿的想法。”

四、仔細(xì)觀察會(huì)議滿意度    

用顯微鏡來觀察會(huì)議吧，注意所有不能直接為會(huì)議滿意度或參會(huì)者體驗(yàn)感“加分”的細(xì)節(jié)支出。幾位參會(huì)者注意到只是讓大家不使用瓶裝水就能節(jié)省一筆費(fèi)用。在一
次為期三天的會(huì)議中，一位協(xié)會(huì)的會(huì)議策劃者引以為豪地說，取消瓶裝水供應(yīng)為他節(jié)省了67,000美元。還有一個(gè)策略：通過提升優(yōu)勝者的住宿級(jí)別或者在會(huì)后

增加旅行激勵(lì)獎(jiǎng)的方法，將績效獎(jiǎng)和會(huì)議預(yù)算結(jié)合在一起.

五、選擇會(huì)議地點(diǎn)要有目的性    

會(huì)議地點(diǎn)和安排的活動(dòng)要與公司要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)相匹配。一個(gè)高層管理者的舒心健體活動(dòng)比傳統(tǒng)的度假旅游效果要好，而生態(tài)旅游和志愿者活動(dòng)正在成為大家的期望所
在。“但是人們再也不想造自行車了，”邁斯特說。“造自行車”指的是那些局限于酒店會(huì)議廳的活動(dòng)。她說參會(huì)者喜歡融入他們所參觀的地方。密切關(guān)注匯率是另

一個(gè)有目的地選擇會(huì)議地點(diǎn)的方法。邁斯特提醒說，很有具有異國風(fēng)情的目的地，比如南美、非洲和亞洲，經(jīng)濟(jì)實(shí)惠，性價(jià)比之高出人意料。

六、按需采購    

在談判條件時(shí)，一些消費(fèi)品，如會(huì)間咖啡和酒吧消費(fèi)，要按人次計(jì)算。一位參會(huì)者指出，如果你真的吃剩下了，要記住這些剩余的東西都是你的。他要求將早餐剩余
的食物在上午會(huì)間休息時(shí)使用，而剩余的甜品則用于晚上的宴會(huì)。還有一個(gè)小竅門：酒店一般都有儲(chǔ)存道具的房間，問一問道具間里有沒有能為你的會(huì)議或宴會(huì)增加

生氣的東西，或許你能廉價(jià)或免費(fèi)使用這些道具。

七、重視距離問題     

國內(nèi)新建酒店和飯店陸續(xù)開業(yè)的很多，它們足以讓您的會(huì)議參與者和獎(jiǎng)勵(lì)旅游參與者滿意而歸。就近選擇避免因倒時(shí)差而帶來的不適，還能讓國內(nèi)經(jīng)濟(jì)活起來，邁斯特說道。

八、嘗試打包方案     

邁斯特注意到“今年推出全服務(wù)打包價(jià)格的酒店增加了很多，這種方式讓客戶能夠預(yù)見要花的費(fèi)用。”聽眾中有一位會(huì)議策劃者提醒大家說，有一點(diǎn)很重要，就是要知道哪些服務(wù)是包含在打包方案里的，哪些服務(wù)是不包含的，為此你自己要親自去考察酒店。

九、重視郵輪會(huì)議    

郵輪會(huì)議和全服務(wù)打包酒店的預(yù)算控制方法類似。如果使用美元支付，郵輪會(huì)議能讓你獲得國際旅行的享受，這樣的會(huì)議帶上愛人或其他家屬是再合適不過了。

十、匯率保障     

提前支付國際會(huì)議的保證金能確保預(yù)算額不受通貨膨脹或貨幣波動(dòng)的影響。“我們的國際供應(yīng)商一直樂意將匯率固定，而我也樂意接受。”邁斯特說道。