展覽品運(yùn)輸是指展品包裝結(jié)束后，通過運(yùn)輸工具將展品移動(dòng)至目的地的行為(包括展品裝卸作業(yè))。其責(zé)任范圍為自出發(fā)地的展品包裝箱離地時(shí)始，至到達(dá)目的地的展品包裝箱落地時(shí)止。
從廣義上來講，展品運(yùn)輸包括展覽前后展品的運(yùn)輸、會(huì)展活動(dòng)期間向展商和參展觀眾分發(fā)食物的運(yùn)輸，以及與此相配套的會(huì)展設(shè)施的運(yùn)輸?shù)取?
從狹義上來講，展品運(yùn)輸就是指以展品為主體所產(chǎn)生的運(yùn)輸過程。
在參加出國展時(shí)，展覽組織者一般會(huì)將展品的運(yùn)進(jìn)運(yùn)出全權(quán)委托外運(yùn)公司處理。組織者要按外運(yùn)公司的要求，提供有關(guān)展覽品的資料，展覽會(huì)地址、日期、收件人，以及展覽品箱號、嘜頭、尺碼、毛重、凈重、以及總的體積和重量等情況。
這里。有很多地方應(yīng)該特別注意：
一、抵港時(shí)間最好稍微留有余地，以防意外延誤。但抵港時(shí)間也不宜過早，以免增加倉儲(chǔ)費(fèi)用，減少展品受損的可能;
二.展覽品具備集裝箱運(yùn)輸條件的，盡量使用集裝箱運(yùn)輸方式;在散裝出運(yùn)時(shí)，要盡量考慮到到港卸貨是否便捷：
三、嘜頭、箱號、裝卸運(yùn)輸標(biāo)志要力求明顯。展覽道具箱外嘜頭的擬定。一般取展在國的大寫首字母，加上展出年：同時(shí)還要有箱號、體積、重且吊釣批示符號和防雨、易碎等安全標(biāo)志。
需要準(zhǔn)備的證書包括：
一、送海關(guān)的一式兩份展覽品清單，包括樣張;展品清冊、賣品清冊、宣傳品清冊、展覽道具清冊等：有些國家要求標(biāo)明每件展品毛重、凈重。文字要求展出國語種與展在國語種相對照：
二、本國出口商品檢驗(yàn)局出具的展品與賣品商檢證書;
三、對某些食品、毛皮制品等，還須出具檢疫證書。
成千上萬的觀眾涌進(jìn)展覽會(huì)，看到的是各家廠商各具風(fēng)格的展臺(tái)，那多姿多彩的場面常常使人目不暇接。他們幾乎不能想象，就在展覽會(huì)開始之前。這里還是一片“有計(jì)劃、有組織的”的混亂，運(yùn)輸車輛橫七豎八 卡車司機(jī)忙著對號人座，參展商等候著自己展品的到來。展覽會(huì)貨運(yùn)的重頭戲首先是按時(shí)地搭建和拆除展臺(tái)，這一任務(wù)非行家里手不能勝任。
多種多樣的展覽會(huì)自然有數(shù)不勝數(shù)的展品 天上飛的火箭飛機(jī)、地上跑的活體動(dòng)物均可入主展覽場地 因而對展品運(yùn)輸也就有不同的需求。參展商應(yīng)根據(jù)貨物的內(nèi)容和數(shù)量，確定是否租用運(yùn)輸裝卸器械。或干脆委托運(yùn)輸公司。從展臺(tái)搭建商那里。參展商也可以得到很多有用的建議。因?yàn)榇罱ㄉ讨饕?fù)責(zé)搭建和協(xié)調(diào)工作，比如安排先后順序，出租人力和器械等。
在展覽會(huì)的展品裝卸過程中。一般會(huì)遇到兩種情況：
一是直接裝卸，就是按照搭建日期把卡車直接開到展廳，由展品運(yùn)輸商負(fù)責(zé)卸貨和中間儲(chǔ)存;易破損物品如玻璃或大理石板等只須一次搬運(yùn)即可;如果數(shù)量較小或提前送貨，最好集中進(jìn)行。采用這種方式應(yīng)注意，時(shí)間預(yù)算要打得寬松一些，要考慮到種種延誤的可能性例如交通阻塞或事故等等。在開始措建之前，貨物應(yīng)運(yùn)抵展品運(yùn)輸商處。由他們暫時(shí)儲(chǔ)存貨物，并按照規(guī)定的時(shí)間運(yùn)到展臺(tái)位置。
需要注意的是，笨重的、占地多的物品最好先行運(yùn)人現(xiàn)場一般展館內(nèi)都有汽車起重機(jī)，可以幫忙起吊這些物品或材料。但是如果展臺(tái)搭建已經(jīng)過半，這樣的機(jī)器就難有用武之地了。當(dāng)然。專業(yè)的展品運(yùn)輸商肯定能想方設(shè)法把所有的展品弄進(jìn)展廳，偶爾也會(huì)演出一幕“千鈞一發(fā)”的好戲。遇到物件過大，無法從大門進(jìn)入的情況“老大難貨運(yùn)組”就派上了用場。他們得設(shè)法在貨物下方裝上輪子，然后手工推進(jìn)展廳。
對參展商來說。通過展品運(yùn)輸商卸貨可以省不少麻煩，還可以節(jié)約一部分相關(guān)費(fèi)用。
還有一種情況是參展商自行卸貨而不委托展品運(yùn)輸商。在搭建現(xiàn)場，一般備有門種固定的器械供租用，包括叉式裝卸機(jī)和手動(dòng)小起重車等。到了高峰期。各種機(jī)械，甚至一些特殊機(jī)械，如12噸的鏟車也都紛紛投入使用，常常會(huì)有50幾臺(tái)機(jī)械同時(shí)不間斷工作的場面出現(xiàn)，一眼望去，搭建現(xiàn)場上各種器械高低錯(cuò)落，一片繁忙景象。這種情況下。參展商最好早早預(yù)約運(yùn)輸時(shí)間，提前6-8周為宜。
展覽會(huì)服務(wù)手冊中附有預(yù)約表格。上面列有時(shí)間、器械和人員需要。參展商特別要注意準(zhǔn)確地填寫以下幾點(diǎn)：
·運(yùn)輸?shù)攸c(diǎn)(展廳和展臺(tái)號)
·運(yùn)輸時(shí)間
·所需器械
·需用器械時(shí)間
·需用人力情況
應(yīng)該說，上述兩種方法運(yùn)用起來各有千秋。雇用展品運(yùn)輸商。費(fèi)用無疑不菲。參展商，特別是中小企業(yè)需要精打細(xì)算。按運(yùn)輸商的說法。參展商把一項(xiàng)運(yùn)輸計(jì)劃一攬子委托給運(yùn)輸商，是最保險(xiǎn)的做法。因?yàn)樽鳛閷I(yè)隊(duì)伍他們能夠做到面面俱到。例如按照專業(yè)要求。把出于安全原因不能在展覽現(xiàn)場存放的展品或材料合理地儲(chǔ)存;為參展商提供電子條碼服務(wù)等，盡可能按照參展商要求提供全面服務(wù)。
“天下沒有不散的宴席”，用這句話來形容展覽會(huì)再貼切不過了。千辛萬苦搭成的展臺(tái)在熱鬧一番后又要“無可奈何花落去”了。貨物回運(yùn)有些是在展前就作好計(jì)劃的。展覽當(dāng)中才做決定也屬正常。因?yàn)閰⒄股涕_始時(shí)可能會(huì)難以決定哪些東西要帶回去。宣傳手冊分發(fā)了，許多展品也將賣掉。如果定了如上所說的一攬子委托合同，那么展品運(yùn)輸商還要負(fù)責(zé)把這些東西運(yùn)到“新主人”手里并與海關(guān)談判確定展品進(jìn)出口的有關(guān)事宜。
最后一項(xiàng)工作盡管也需要經(jīng)驗(yàn)，但是即使最有經(jīng)驗(yàn)的運(yùn)輸商也不敢夸口他們在各國海關(guān)都“路路通”。畢竟國情有別。所以，參展商可以把展臺(tái)搭建的業(yè)務(wù)一攬子委托出去，但如果認(rèn)為因此就可以高枕無憂了，顯然過于樂觀，直到走好最后一步棋才算大功告成。
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